Základem systému je silný engine finanční konsolidace postavený na logice předdefinovaných business pravidel, která jsou klíčovému uživateli zpřístupněna pomocí plného klienta s možností upravovat všechny vlastnosti daného business rule.
Řešení obsahuje předdefinovaný datový model IFRS konsolidace (IFRS starter kit), který je možné dále rozšířit pomocí přidání dodatečných dimenzí. Model je založen na logice tzv. flows, tedy pohybů v rámci období. Každý účetní pohyb je dále analyzován a kategorizován např. do úrovně konkrétních pohybů kapitálů, pohledávek, závazků a rezerv.
Primárním objektem celého modelu je tzv. category scenario, tedy scénář, který určuje v jakém detailu budou sbírána vstupní data, dále definuje požadovanou úroveň kontrol, které musí být dosažené aby bylo možné považovat sběr dat za kompletní. V rámci definice kontrol jsou zde dostupné, kromě blokujících kontrol, také kontroly doplňkové nebo varování, která však uživateli nebrání v předložení dat ke konsolidaci. Category scenario obsahuje také definici konsolidační skupiny, pro kterou bude probíhat sběr dat.
Na základě category scenaria se v systému vygeneruje sada tzv. package – tedy konsolidačních balíčků pro každou ze zadaných společností. Systém obsahuje předdefinovaný proces pro vedení uživatele sběrem dat – poté co jsou balíčky vygenerovány, je možné je začít vyplňovat pomocí webového rozhraní. SAP BO Finance je dále doplněn specializovanou aplikací pro rekonciliaci vzájemných vazeb ve skupině, která umožňuje odsouhlasení vzájemných vazeb a jejich následný import do konsolidačního balíčku.
Centrální konsolidační proces je možné spouštět opakovaně a podle jednotlivých business rules jsou prováděny adjustmenty a ukládány na separátní datovou úroveň. Toto slouží pro analýzu vlivu jednotlivých adjustmentů na finální výsledek. Zároveň jsou jednoznačně dodržovány podvojné zápisy.
Konsolidační proces umožňuje také zápis manuálních konsolidačních adjustmentů, které jsou plně logovány a účtovány bez možnosti jejich smazání (je možné pouze daný adjustment reverzovat, avšak systém má vždy uloženou plnou historii daných adjustmentů).
Na závěr malá zmínka o reportingu. Možnosti reportingu jsou poměrně omezené v porovnání s čistě analytickými nástroji – proto je SAP BO Finance často užíváno jako primární nástroj na konsolidaci, který je dále doplněn datovým skladem a reportingovou nadstavbou.
Pro klíčové uživatele je připraven plný klient; pro sběr dat slouží web-rozhraní.
