Správa dokumentů a workflow

Kromě postupů zaměřených na externí subjekty řešíme i interní podnikové procesy a to od analýz výchozí situace, přes návrhy řešení až po jejich realizaci. Mezi často řešená témata patří Správa dokumentů či schvalovací Workflow. SAP DMS (Document Management System) je naprosto univerzální nástroj pro správu různorodých podnikových dokumentů. Typickým příkladem jsou obchodní smlouvy s partnery, firemní směrnice nebo dokumenty související s prodávanými artikly jako fotografie, návody k použití nebo složení výrobků. Správu dokumentů v SAP je možné však použít pro sdílení dokumentů k internímu projektu nebo pro plánování nového sortimentu, kdy ještě nejsou známé konkrétní modely a celý proces je ve fázi příprav.

Se správou dokumentů je často spojeno i jejich verzování a schvalování. Pro odsouhlasování dokumentů prostředí SAP může nabídnout a konzultanti MIBCONu mnohokrát řešili schvalovací workflow. Téměř u všech zákazníků jsme nasazovali schvalování přijatých faktur. To je obvykle spojeno se skenováním dokumentů a jejich archivací. Pravidla schvalování jsou v každé firmě různorodá a je možné je vybudovat zcela individuálně, nebo se opřít o existující organizační struktury z modulu HR. Kromě schvalování faktur je možné vybudovat schvalovací proces pro další formalizované aktivity ve firmě jako je například proces zakládání a zalistování nového artiklu. Worklow jako nástroj lze použít i bez schvalování pro zautomatizování podnikových procesů – například systém sám pomocí worklow vystaví fakturu poté, co je zaúčtována dodávka. SAP worklfow je zkrátka obecná platforma pro zřetězení na sebe navazujících kroků a sledování jejich stavu.