Rozhovor s Hanou Ježkovou, manažerkou Rozvoje SAP a aplikační podpory staveb, Letiště Praha, a.s.
Jaké řešení pro správu smluv jste používali před mib:CLM?
Měli jsme koupené malé krabicové řešení, které bylo původně zamýšleno jen čistě na řízení workflow.
Kdy nastal zlom, ve kterém jste začali hledat něco nového?
Po třech, čtyřech letech fungování původního řešení. Nabalovaly se na něj další a další procesy, výjimky z procesů. Stala se z toho strašně velká agenda. Neustále přibývaly servisní požadavky. Uživatel se někde ztratil, potřeboval upravit data, omylem poslal workflow někam, kam ho poslat neměl… Byli jsme na oddělení IT servisními požadavky zahlceni. O běžný provoz řešení, nikoliv rozvoj, se nakonec museli starat dva lidé na plný úvazek. Původní záměr byl přitom jeden člověk na půl úvazku.
Zvažovali jste kromě mib:CLM i jiná řešení?
Ano, asi rok před implementací mib:CLM jsme zvažovali řešení přímo od SAP, a pak nám SAP ještě přivedl třetí stranu s jejím vlastním řešením a hotovým rozhraním. Nic z toho nám, ať už finančně, nebo z pohledu našich požadavků na funkcionality, nevyhovovalo. A shodou okolností, když jsem už přestala hledat a smířila se s dalšími investicemi do naší původní aplikace, řešili jsme s panem Váchou (pozn. autor řešení mib:CLM) něco jiného a on se mi zmínil, že chystá nový produkt.
Čím vás produkt zaujal?
Z pohledu ICT jsme právě takové řešení potřebovali. Zároveň uživatelé nechtěli stahovat dokument mimo systém a pak ho znovu nahrávat. Velká výhoda CLM je integrované ovládání wordu. To byl jeden z klíčových bodů, kterými přesvědčil i uživatele a naše vedení.
Implementace proběhla bez problémů?
V rámci konceptu to běželo hladce. Navíc jsme ještě přidali procesy, které tam původně nebyly, a které uzavření smlouvy předchází – investiční záměry a výběrová řízení. V březnu 2018 začala implementace. V září 2018 jsme spouštěli investiční žádosti, v listopadu 2018 požadavky na náš centrální nákup a výběrová řízení, v únoru 2019 smlouvy.
Koho jste v rámci firmy zapojili do týmu?
Centrální nákup, právníky, oddělení compliance, oddělení controllingu, které se zabývá hlavně investičním procesem, ale také oddělení platebního styku, daňařů a ekonomiky, tedy i finance.
Jak po roce hodnotíte fungování mib:CLM?
Aplikace je užitečná, dobrá, striktní z hlediska auditovatelnosti procesu. Člověk v ní vidí jen to, co má schválit, nikdo mu do toho nesahá, nemění mu ten dokument pod rukama kvůli dodatečným úpravám, nepřidává dodatečné komentáře. To se v tom předchozím řešení dělo, a některým uživatelům to zpočátku chybělo. Když už si na to ale uživatelé zvykli, a po nějakých dílčích úpravách na jejich přání, máme strašně málo požadavků na změny dat. Zpracovatelé už vědí, že si musí v rámci workflow počkat, a že pak mají spoustu možností, jak napravit svou uživatelskou chybu, bez zásahu IT. Z hlediska procesu je to lepší.
Jaký je tedy pro vás největší přínos mib:CLM?
Systém je pro uživatele průhledný, ví, kde se v systému nachází, jak dlouho má na zpracování, připomínkování a podobně. Zvládáme mnohem více spisů a agendy se stejným počtem lidí, nebo s minimálním navýšením kapacit. Firma se rozvíjí a my v mib:CLM odbavujeme mnohem více spisů. Navíc jsme si už na začátku do mib:CLM zavedli spoustu nových procesů, které v předchozím řešení nebyly. Aplikace se líbí i ostatním týmům, takže nám chtějí přidávat nové a nové procesy, které jsou zatím na SharePointu nebo v e-mailu. Máme frontu na nové agendy a na další rozšíření. Výhoda také je, že u nás může připomínkovat každý zaměstnanec, každý má SAPí zaměstnaneckou roli, licenci, historicky už kvůli výplatním páskám.
O které procesy jste systém pro správu životního cyklu smluv rozšířili?
Prozatím o ty, které uzavření smlouvy předcházejí. Na letišti máme velké investiční projekty, takže začínáme investičním záměrem, jeho připomínkováním, schválením, následuje požadavek na centrální nákup. Automaticky se hlídá čerpání prostředků na investice. Pokračujeme požadavkem na výběrové řízení dodavatele a jeho přípravou, jen vlastní výběrové řízení se pak realizuje v EZAK, výsledek se vrací zpátky do mib:CLM. Pak se tam připravuje smlouva. Některé procesy se dříve řešily e-mailem. Tím pádem je u nás teď v mib:CLM proces komplexnější a delší než samotná správa životního cyklu smluv.
Jak u vás vypadá mib:CLM v řeči čísel? Kolik v něm máte smluv a uživatelů?
Máme v něm 26.000 smluv, ať už výnosových, nákladových, nájemních, smluv na energie, prostě všechny. Žádná jiná smlouva, než která je v mib:CLM, nesmí být podepsaná. Namigrovali jsme tam i historické smlouvy, aby do nich uživatelé mohli nahlížet. Máme tam smlouvy od roku 1995 až do dneška. Aktivních smluv je 17.000. Rozpracovaných smluv je 650. Uživatelů máme 700 s tím, že v následujících třech letech předpokládáme i s rozšiřováním agendy pokrývané mib:CLM nárůst o 200. Zpracovatelů, tedy těch, kdo tu smlouvu zakládají, je 150. Řešení používáme v rámci celé skupiny Letiště Praha, kam kromě Letiště Praha spadají také dceřiné firmy Czech Airlines Technics a Czech Airlines Handling .
Zmínila jste, že máte frontu na další požadavky. Co byste do mib:CLM ještě rádi zahrnuli?
V rámci mib:CLM jsme teď spustili řídicí dokumentaci a budeme spouštět druhou fázi řídicí dokumentace, která je speciálně pro letiště. Říkáme tomu Safety studie. Pak máme ve frontě ještě hodnocení dodavatelů, které nám teď běží na SharePointu. Dál by kolegové v rámci mib:CLM chtěli řešit bezpečnostní změny, na což teď děláme analýzu z pohledu informační bezpečnosti. A pak ještě řízení změn v rámci investic a výhledově možná i připomínkování projektové dokumentace.
Covid-19 vaše plány nijak nezměnil?
Plány zůstaly stejné, jen z důvodu úsporných opatření se jejich realizace rozprostře v čase.