Metodika SAP Activate: Co to je a proč ji využíváme při implementaci SAP

Přechod na nový ERP systém patří k největším rozhodnutím, která společnost dělá. jde o změnu, kterou mnohdy provázejí obavy: z rozpočtu, z termínů, z toho, jestli se vše stihne a jestli zaměstnanci změnu přijmou. Dobrá zpráva je, že implementace SAP Cloud ERP dnes není skokem do neznáma. Probíhá podle nám dobře známé a ověřené metodiky SAP Activate.

Co je SAP Activate

SAP Activate je oficiální implementační metodika společnosti SAP. Nahradila starší přístup ASAP (Accelerated SAP), podle kterého se SAP zaváděl od 90. let. Na rozdíl od něj vznikla pro svět cloudu: projekt nezačíná prázdným systémem, ale předkonfigurovaným řešením postaveným na osvědčených postupech. Z portfolia předpřipravených procesních komponent (scope items) se aktivují jen ty, které potřebujete.

Zjednodušeně řečeno: SAP Activate je společná mapa, podle které se řídí váš tým, náš tým i samotný SAP. Každý ví, kde projekt implementace právě je, co následuje a co musí být hotové, než se pokročí dál. Mibcon seznamuje české společnosti s metodikou SAP Activate již od roku 2023. Pravidelně ji zařazujeme jako téma do programu našich workshopů o SAP Cloud ERP.

Metodika stojí na 3 pilířích:

• SAP Best Practices – tisíce předpřipravených podnikových procesů (od objednávky po fakturaci, od nákupu po účetní závěrku), které SAP vyladil u tisíců zákazníků po celém světě.
• Řízená konfigurace – nástroje, které systém nastavují kontrolovaně a dohledatelně, bez zbytečného programování na míru.
• Metodika projektu – jasně popsané fáze, úkoly, role, výstupy a kontrolní body kvality.

Vše na jednom místě

SAP Activate je dnes přímo propojená s nástrojem SAP Cloud ALM. Plán projektu, šablony pro workshopy, testování i kontrolní body tak nejsou roztříděné v e-mailech a tabulkách, ale na jednom místě, kam vidí všichni účastníci projektu.

Šest fází: jak projekt probíhá

Každý projekt, který realizujeme podle SAP Activate, prochází šesti fázemi. Na konci každé z nich je tzv. quality gate: společná kontrola, že je vše připraveno na další krok. Díky tomu se problémy odhalí včas, a ne až týden před spuštěním.

1. Discover – Společně zjistíme, co má nový systém firmě přinést. Ukážeme vám SAP Cloud ERP na vašich procesech, pojmenujeme přínosy a připravíme podklady pro rozhodnutí. Nic se zatím nekupuje naslepo.
2. Prepare – Projekt formálně startuje. Domluvíme rozsah, harmonogram, týmy a odpovědnosti a zpřístupníme první systém s přednastavenými procesy.
3. Explore – Nejdůležitější fáze celého projektu. Na workshopech Fit-to-Standard procházíme s vašimi lidmi standardní procesy přímo v systému a hledáme, kde stačí standard a kde je skutečně potřeba něco doplnit.
4. Realize – Systém nastavujeme a testujeme v krátkých cyklech (sprintech). Po každém cyklu vidíte hotovou část a můžete dát zpětnou vazbu. Součástí je i příprava migrace dat a integrací.
5. Deploy (Nasazení) – Zaškolíme uživatele, ověříme připravenost a přeneseme data. Spuštění (go-live) probíhá podle podrobného plánu a o finálním „ano“ rozhodujeme společně.
6. Run (Provoz) – Spuštění systému do provozu neznamená, že naše práce skončila a že zůstáváte ponecháni „na holičkách“. V této fázi pokračujeme v poskytování péče, stabilizujeme provoz systému, řešíme dotazy uživatelů a v dlouhodobém horizontu postupně zavádíme novinky, které SAP do cloudového ERP pravidelně přidává.

SAP Activate kombinuje dva přístupy. Celkové řízení projektu má pevné fáze, milníky a rozhodovací body, takže vedení firmy má jasný přehled. Samotná realizace je agilní, takže se na změny dá reagovat průběžně.

Fit-to-Standard a Clean Core: méně úprav, více jistoty

Dříve ERP projekty často začínaly otázkou „Jak to děláte dnes?“ a systém se pak sáhodlouze upravoval na míru. Výsledkem byly drahé vývoje, pomalé upgrady a závislost na pár lidech, kteří úpravy znali.

SAP Activate na to jde obráceně: Na tzv. Fit-to-Standard workshopech vám nejdříve ukážeme, jak proces funguje ve standardu SAP Cloud ERP. Teprve potom společně posoudíme, jestli vám tento standard stačí, nebo jestli skutečně potřebujete zachovat vaše dosavadní řešení procesu, protože představuje unikátní konkurenční výhodu.

Ze zkušenosti můžeme říci, že ve většině případů pokryje standard potřeby firmy lépe, než se původně čekalo.

Co je princip Clean Core

Snaha zachovat co nejvíce ze standardu souvisí s principem udržení čistého jádra (Clean Core). Pokud je potřeba něco doplnit, nezasahujeme do jádra systému. Rozšíření stavíme vedle něj, typicky na platformě SAP Business Technology Platform. Pro vás to znamená tři věci, které jsou vlastně výhodami:

• Bezstarostné aktualizace – nové verze od SAP nevyžadují přepisování vlastních úprav.
• Nižší náklady na provoz – méně vlastního kódu znamená méně údržby a testování.
• Přístup k inovacím – čisté jádro je podmínkou pro plnohodnotné využití AI funkcí, které SAP do cloudu přináší.

Umělá inteligence v projektu i v provozu

SAP letos na konferenci Sapphire jasně řekl, kam směřuje: od klasického ERP k podniku, kde běžné úkony pomáhají řešit AI asistenti a agenti. Jejich společným rozhraním je asistent Joule a jejich prostředím je především cloud. Pro firmy zvažující přechod to má dva praktické důsledky.

AI pomáhá už při implementaci. Součástí SAP Activate jsou dnes i návody s podporou AI a SAP představil nástroje, které s pomocí AI agentů zkracují pracnost migrace. Celkový průběh projektu ale stále hlídá metodika a zkušený tým, ne automat.

AI v provozu stojí na dobře postaveném základu. Joule a AI agenti potřebují čistá data, standardní procesy a čisté jádro systému. Přesně to SAP Activate s principy Fit-to-Standard a Clean Core vytváří. Když implementaci postavíme správně, AI funkce pak můžete zapínat postupně, až na ně budete připraveni.

Celý projekt řídíme v SAP Cloud ALM, kam SAP přímo vkládá obsah metodiky: šablony workshopů, úkoly podle rolí, testování i kontrolní body. Váš tým tak má v každém okamžiku přehled o stavu projektu.

Proč SAP Activate využíváme v Mibconu

SAP implementujeme od roku 1998 a partnerem SAP jsme od roku 2001. Dnes jsme SAP Platinum Partner, tedy v nejvyšší partnerské úrovni, a zájemcům o systémy SAP nabízíme podporu 230 našich vlastních specialistů. SAP Activate pro nás není povinná formalita, ale osvědčený základ, na kterém stavíme vlastní zkušenosti.

Co to přináší vám:

• Predikovatelný průběh – od začátku víte, jaké fáze projekt má, co se v nich děje a kdy se o čem rozhoduje.
• Kratší cesta ke spuštění – díky předkonfigurovaným procesům nestavíme systém od nuly.
• Rozpočet pod kontrolou – méně úprav na míru znamená méně nepříjemných překvapení.
• Zapojení vašich lidí – klíčoví uživatelé pracují se systémem od fáze Explore, takže ho při spuštění už znají.
• Kvalita pod dohledem – quality gates na konci každé fáze zachytí rizika včas.
• Připravenost na budoucnost – čisté jádro drží systém aktuální a otevřený AI inovacím.

To, že tento přístup funguje, potvrzují naše reference z projektů SAP Cloud ERP. Budete-li chtít, rádi vás propojíme se zákazníky, kteří už cestou do cloudového ERP prošli.

Nejčastější obavy – a odpovědi na ně

„Neřídí se pak firma podle systému místo naopak?“ Standard SAP Cloud ERP vychází z postupů tisíců firem. Na Fit-to-Standard workshopech vždy společně posuzujeme, kde vám standard pomůže a kde je vaše specifikum skutečnou výhodou. Tu zachováme, jen ji postavíme tak, aby nezatěžovala jádro systému.

„Zvládneme to vedle běžného provozu?“ Plán projektu od začátku počítá s kapacitami vašich lidí. Předem víte, kdy a na jak dlouho budou klíčoví uživatelé potřeba, a můžete si to rozplánovat.

„Co když se projekt protáhne?“ SAP Activate dělí projekt na fáze s kontrolními body a realizaci na krátké cykly. Případný skluz je vidět hned a dá se řešit, dokud je malý.

„Nepřijdeme o data?“ Migrace dat se připravuje a zkouší opakovaně už ve fázi Realize. Při spuštění tak přenášíme data postupem, který jsme již několikrát úspěšně vyzkoušeli.

„Není AI zatím spíš marketing?“ AI funkce v SAP Cloud ERP se zapínají postupně a vždy na konkrétní úlohy. Nemusíte je nasadit hned. Důležité je postavit systém tak, abyste je mohli využít ve chvíli, kdy vám dávají smysl.

Shrnutí: Jasná cesta místo skoku do neznáma

SAP Activate dává implementaci SAP Cloud ERP pevnou strukturu: šest srozumitelných fází, kontrolu kvality na konci každé z nich a důraz na standardní procesy a čisté jádro. Výsledkem je projekt, který má předvídatelný průběh, a systém připravený na AI inovace dalších let.

V Mibconu tuto metodiku spojujeme s více než čtvrtstoletím zkušeností se SAP. Zvažujete-li přechod na SAP Cloud ERP, ozvěte se nám. Začneme nezávaznou fází Discover, ve které společně zjistíme, co vám nový systém může přinést.